Bydgoszcz Zarządzanie miastem

Robotyzacja procesów administracyjnych w Urzędzie Miasta Bydgoszczy

Obszar wdrożenia

Zarządzanie miastem

Źródło finansowania

Środki własne

Wielkość miasta

Duże (344 091 mieszkańców)

Województwo

Kujawsko-Pomorskie

Robotyzacja w Urzędzie Miasta zwiększa efektywność.

Opis rozwiązania:

W Bydgoszczy do tej pory wdrożono 3 roboty automatyzujące procesy biznesowe w urzędzie miasta.  Najbardziej skomplikowanym jest robot służący do zarządzania obiegiem faktur, który przetwarza miesięcznie tysiące dokumentów, integrując ze sobą kilka różnych aplikacji biznesowych i systemów. Działa od rana do wieczora i nie straszna mu jest ilość pojedynczych zadań do wykonania, ani żmudne i precyzyjne wprowadzanie danych z jednego systemu do drugiego. Jest to samorządowa innowacja na skalę ogólnopolską, dzięki której Bydgoszcz nie tylko zwiększyła efektywność pracy urzędu, ale również poczyniła oszczędności. Inwestycja w robota zwraca się praktycznie od razu, i uwalnia czas urzędników, którzy zamiast na monotonne zadania,  mogą zając się tym, co należy do ludzi - dbaniem o dobro miasta i jego mieszkańców.

Problem:

  • Kosztowny czas pracy pracowników marnowany na żmudne i powtarzalne zadania
  • Błędy w danych wprowadzanych przez pracowników z powodu dużej liczby precyzyjnych i monotonnych procesów przepisywania danych
  • Brak spójności w danych dot. rozliczania energii elektrycznej
  • Duża ilość niezintegrowanych przestarzałych systemów, które wymagają synchronizacji danych pomiędzy sobą
  • Nierozliczone nadpłaty za zamówioną energię w stosunku do rzeczywistego zużycia
  • Papierowe faktury za energię elektryczną

Szczegółowy opis rozwiązania

Bydgoszcz stała się pionierem polskiego samorządu w zakresie robotyzacji procesów biznesowych. Narzędzia RPA takie jak to wdrożone w Bydgoszczy, mają ogromny potencjał w powtarzalnych pracach administracyjnych, gdzie osiągają kilkadziesiąt razy lepsze rezultaty niż urzędnik, przy wielokrotnie niższym koszcie. Dla urzędników nie oznacza to jednak utraty zatrudnienia.1
W zaoszczędzonym czasie będą mogli skupić się na istotnych problemach mieszkańców i innych odbiorców usług urzędu, bez konieczności wykonywania monotonnych procesów.3

Robot w pewnym sensie zastępuje ręce człowieka, wykonując powtarzalne prace automatycznie. Pozwala też wychwytywać błędy, zbierać i porównywać dane. Łatwo go dopasować do zmiany dostawcy. Mowa tutaj o najbardziej zaawansowanym robocie dotychczas wdrożonym w Bydgoszczy, który służy do automatyzacji procesu obiegu faktur za energię elektryczną.

Za wdrożenie, koordynację i odbiór projektu robotyzacji procesów zarządzania obiegiem faktur za energię elektryczną, czyli jednego z 3 robotów działających w UM Bydgoszczy, odpowiadał zespół odpowiedzialny za zarządzanie energią, który został utworzony w 2016 roku i aktualnie składa się z sześciu osób, zarządzany przez p. Tomasza Bońdosa. Zespół podejmuje inicjatywy mające na celu wprowadzanie oszczędności energetycznych w poszczególnych obszarach działania miasta.2

Pieczę nad wdrożeniami i wsparcie w zakresie tworzenia robotów dla jednostek miasta piastuje Wydział Informatyki Urzędu Miasta Bydgoszczy, którego dyrektorem jest p. Janusz Popielewski.

Wdrożenie robota pozwoliło na zaoszczędzenie łącznie około miliona zł. Ponadto, dzięki systematycznemu zbieraniu danych umożliwiło także wysnucie wniosków prowadzących do optymalizacji wykorzystania energii w mieście.

Robotyzacja procesów to inwestycja, która jako jedna z nielicznych w miejskim środowisku - zwraca się praktycznie od razu, a wszystkie osoby, których czas pracy zostaje w ten sposób zaoszczędzony, od razu mogą przekierować swój czas i energię na inne zadania, co pozwala wykorzystać ich potencjał i ludzki intelekt, a monotonne, analityczne działania są zadaniami dla robota.

Urząd przyszłości wyobrażam sobie jako urząd, gdzie większość procesów zachodzi automatycznie, a ludzie zajmują się dbaniem o dobrostan miasta i jego mieszkańców. Działa szybko i sprawnie, dorównując tempa zmianom zachodzącym na rynku komercyjnym, w innych miastach, i stylowi życia mieszkańców. Optymalizuje wykorzystanie energii i podejmuje decyzje bazując na rzetelnych danych.

Janusz Popielewski, Dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Bydgoszczy

Korzyści

  • Wielokrotnie niższe koszty obsługi zrobotyzowanych procesów obiegu dokumentów związanych z rozliczeniem energii elektrycznej z ponad 1400 punktów poboru energii w Bydgoszczy
  • Uwolnienie czasu istotnych pracowników urzędu na rzeczy faktycznie wymagające ich ingerencji
  • Możliwość odpowiedniego zbierania i analizy danych, służących m.in do optymalizacji wydatków
  • Przyspieszenie wewnętrznych procesów w urzędzie
  • Możliwość rozbudowy robota o dodatkowych dostawców i nowe Punkty Poboru Energii
  • Nieograniczona liczba obiegowych wiadomości e-mail z dokumentami
  • Natychmiastowy zwrot z inwestycji
  • Brak ryzyka błędów i nieprawidłowości związanych z przetwarzaniem danych
  • Brak konieczności wdrażania nowych systemów i aplikacji biznesowych
  • Oszczędności dla urzędu i dla dostawcy energii elektrycznej dzięki elektronicznemu przesyłowi faktur.

Rekomendacje 

  • Współpraca wydziałów biznesowych z departamentem IT we wdrażaniu robotyzacji
  • Automatyzacja proces po procesie, dokładnie dokumentując i ustalając proces wspólnie z dostawcą
  • Wdrażanie robotyzacji wychodząc od konkretnej potrzeby
  • Odpowiednia konfiguracja robota, dopasowana do charakterystyki robotyzowanego procesu i możliwości urzędu
  • Współpraca z więcej niż jednym dostawcą, na wypadek problemów
  • Analiza ryzyka przy każdym procesie.

Warunki RODO

Warunki RODO