Cyfrowy krwiobieg urzędu - łódzkie wdrożenie systemu EZD

Krótki opis rozwiązania

Szczegółowy opis rozwiązania

Łódź, jak wiele miast w Polsce, borykała się z problemem utrudnionej wymiany dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu. Urząd Miasta (UM) w Łodzi w 2015 r. składał się z 46 wydziałów/biur, 243 komórek wewnętrznych i 2200 pracowników w aż 22 lokalizacjach¹. Miesięcznie rejestrowano nawet 309 470 dokumentów papierowych wpływających do kancelarii, które rejestrowane były w punktach przyjęcia korespondencji w 52 sekretariatach. To prowadziło do braku przejrzystości i utrudnionego nadzoru nad realizowaniem spraw oraz długiego czasu pomiędzy wpływem sprawy do urzędu, a jej przekazaniem do merytorycznie właściwego pracownika. Ponadto, funkcjonowanie papierowego obiegu dokumentów generowało koszty, jak i wiele odpadów.  

Łódź została wybrana jako miasto, które przeprowadzi modelowe wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). 15 lipca 2015 roku podpisano Porozumienie o współpracy w zakresie pilotażowego wdrożenia, utrzymania i rozwoju w Urzędzie Miasta Łodzi systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (PUW) i Państwowego Instytutu Badawczego NASK². Realizację projektu wspierać miał Łódzki Urząd Wojewódzki, w którym podobny projekt realizowano w latach 2007-2013³. Założono, że czas pilotażowego wdrożenia wynosić będzie 15 miesięcy – do 15 października 2016 roku.

Wybierając system EZD autorstwa PUW kierowano się funkcjonalnościami posiadanymi przez system, potencjałem jego rozwoju i pozytywną oceną pod kątem intuicyjności i przyjazności użytkownikowi. Wpływ na to miał także jak również fakt, iż jest on przekazywany przez PUW bezpłatnie jako własność Skarbu Państwa. Co ważne, EZD PUW to system stworzony przez urzędników dla urzędników. W pierwszym etapie wdrożenia (sierpień-grudzień 2015 r.) dokonano analizy potrzeb, inwentaryzacji zasobów oraz zakupu sprzętu, po którym w drugim etapie rozpoczęto instalację wersji testowo – szkoleniowej systemu, jego konfigurację i szkolenia pracowników. Kolejno, stanowiska pracy wyposażono w odpowiedni sprzęt, stworzono rejestr korespondencji wpływającej poprzez EZD, jak również wdrożono system w komórkach organizacyjnych urzędu. W październiku 2016 r. zakończono proces migracją danych oraz integracją EZD z ePUAP⁴.

Fot. Aktualnie w łódzkim urzędzie na 550 klas spraw aż 229 jest prowadzonych cyfrowo

Po uruchomieniu działania systemu dotychczasowe 52 punkty kancelaryjne w sekretariatach zastąpiło 11 komórek przyjmujących korespondencję. EZD ograniczyło także koszty funkcjonowania administracji oraz zwiększyło jest proekologiczny charakter, z uwagi na znaczne ograniczenie zużywanego papieru. Przed wprowadzeniem w UM w Łodzi EZD funkcjonowało 160 papierowych dzienników korespondencji przychodzącej oraz 53 dzienniki nadawcze, które zostały zastąpione dwoma dziennikami (wchodzącym i wychodzącym) w EZD. Skracany dzięki systemowi został także czas dostarczenia korespondencji, która w trybie elektronicznym dostępna jest natychmiastowo po zarejestrowaniu. Wcześniej od momentu rejestracji w punkcie kancelaryjnym do przekazania do realizacji pracownikowi merytorycznemu mijały 1 lub 2 dni. Co ważne, EZD umożliwia większy nadzór nad realizowaniem spraw przez urzędników.

Istnieją jednak pewne bariery organizacyjne, które znacznie utrudniają wprowadzanie EZD w administracji publicznej. Wiele spraw – z uwagi na obowiązujące przepisy - nadal musi być procedowanych w formie papierowej. Ponadto, duży odsetek dokumentów jest również prowadzony hybrydowo, tzn. częściowo w formie elektronicznej i papierowej. Przy wprowadzaniu systemu, ważnym etapem jest klasyfikacja spraw do odpowiedniego katalogu w EZD, których może być nawet kilkaset. Dlatego też EZD powinno zostać wdrożone przez wyspecjalizowaną komórkę lub zespół projektowy, składające się z pracowników posiadających wiedzę zarówno informatyczną, prawną, jak i organizacyjną.

Fot. Urząd miasta regularnie prowadzi szkolenia z obsługi systemu EZD aby przekonać kolejne wydziały do cyfryzacji

EZD wpływa także istotnie na organizację pracy i przez wielu urzędników przyjmowane jest z niechęcią. Dlatego też ważne jest uświadamianie pracownikom urzędu walorów systemu, możliwości z niego płynących, jak również szerszej perspektywy cyfryzacji administracji. Nie można zapomnieć także o szkoleniach z zakresu obsługi systemu i klasyfikacji dokumentów, gdyż część niechęci do systemu wynika często z obaw przed zmianami.

EZD PUW został nieodpłatnie udostępniony przez Podlaski Urząd Wojewódzki również Urzędom Marszałkowskim w Dolnośląskiem, Opolskiem oraz Urzędom Miejskim w Gdańsku i Piotrkowie Trybunalskim⁵. Wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Łodzi jest o tyle wyjątkowe, że na 550 klas spraw, aż 229 prowadzonych jest aktualnie cyfrowo.

Warto dodać, że EZD na poziomie rządowym uznano za element strategii cyfryzacji kraju. W 2016 r. poddano ewaluacji rządowy Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa i podjęto decyzję, aby z środki otrzymane w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 stworzyć spójny i sprawny system informacyjnego państwa. Jednym z produktów realizacji tego założenia jest powstający w NASK jednolity system do elektronicznego zarządzania dokumentacją dedykowany całej polskiej administracji – EZD RP⁶.