Robotyzacja procesów administracyjnych w Urzędzie Miasta Bydgoszczy

Opis rozwiązania:

W Bydgoszczy do tej pory wdrożono 3 roboty automatyzujące procesy biznesowe w urzędzie miasta.  Najbardziej skomplikowanym jest robot służący do zarządzania obiegiem faktur, który przetwarza miesięcznie tysiące dokumentów, integrując ze sobą kilka różnych aplikacji biznesowych i systemów. Działa od rana do wieczora i nie straszna mu jest ilość pojedynczych zadań do wykonania, ani żmudne i precyzyjne wprowadzanie danych z jednego systemu do drugiego. Jest to samorządowa innowacja na skalę ogólnopolską, dzięki której Bydgoszcz nie tylko zwiększyła efektywność pracy urzędu, ale również poczyniła oszczędności. Inwestycja w robota zwraca się praktycznie od razu, i uwalnia czas urzędników, którzy zamiast na monotonne zadania,  mogą zając się tym, co należy do ludzi - dbaniem o dobro miasta i jego mieszkańców.

Szczegółowy opis rozwiązania

Bydgoszcz stała się pionierem polskiego samorządu w zakresie robotyzacji procesów biznesowych. Narzędzia RPA takie jak to wdrożone w Bydgoszczy, mają ogromny potencjał w powtarzalnych pracach administracyjnych, gdzie osiągają kilkadziesiąt razy lepsze rezultaty niż urzędnik, przy wielokrotnie niższym koszcie. Dla urzędników nie oznacza to jednak utraty zatrudnienia.¹
W zaoszczędzonym czasie będą mogli skupić się na istotnych problemach mieszkańców i innych odbiorców usług urzędu, bez konieczności wykonywania monotonnych procesów.³

Robot w pewnym sensie zastępuje ręce człowieka, wykonując powtarzalne prace automatycznie. Pozwala też wychwytywać błędy, zbierać i porównywać dane. Łatwo go dopasować do zmiany dostawcy. Mowa tutaj o najbardziej zaawansowanym robocie dotychczas wdrożonym w Bydgoszczy, który służy do automatyzacji procesu obiegu faktur za energię elektryczną.

Za wdrożenie, koordynację i odbiór projektu robotyzacji procesów zarządzania obiegiem faktur za energię elektryczną, czyli jednego z 3 robotów działających w UM Bydgoszczy, odpowiadał zespół odpowiedzialny za zarządzanie energią, który został utworzony w 2016 roku i aktualnie składa się z sześciu osób, zarządzany przez p. Tomasza Bońdosa. Zespół podejmuje inicjatywy mające na celu wprowadzanie oszczędności energetycznych w poszczególnych obszarach działania miasta.²

Pieczę nad wdrożeniami i wsparcie w zakresie tworzenia robotów dla jednostek miasta piastuje Wydział Informatyki Urzędu Miasta Bydgoszczy, którego dyrektorem jest p. Janusz Popielewski.

Wdrożenie robota pozwoliło na zaoszczędzenie łącznie około miliona zł. Ponadto, dzięki systematycznemu zbieraniu danych umożliwiło także wysnucie wniosków prowadzących do optymalizacji wykorzystania energii w mieście.

Robotyzacja procesów to inwestycja, która jako jedna z nielicznych w miejskim środowisku - zwraca się praktycznie od razu, a wszystkie osoby, których czas pracy zostaje w ten sposób zaoszczędzony, od razu mogą przekierować swój czas i energię na inne zadania, co pozwala wykorzystać ich potencjał i ludzki intelekt, a monotonne, analityczne działania są zadaniami dla robota.

Kontakt

Janusz Popielewski 
Dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Bydgoszczy 

[email protected] 
tel. 52 58 58 919, 52 58 58 289